会议是企业日常工作的重要组成部分，现代化办公室是组织的公共资源，会议室及其附属的设备构成召开会议的基础环境。如何有效地利用现有的办公网络和工作电脑，将会议预约和会议管理实现信息化，减少会议成本，有效的进行会议预约，是智能化企业管理需要解决的问题。
会议管理方式比较集中在一些还没有进行信息化改造的企业，会议安排全部依赖人工的上传下达，还需要协调其他部门，对会议资源的使用进行安排没有一套有效的对人、时间、资源、过程的可以记录管理。
对会议室和参与人员的使用不做严格的限制，可以随意在某个会议室召开会议，会议的召集和会议资源(投影设备、网络设备、茶水服务、清洁服务)有召集人用传统的电话通知或人工通知方式传达。这种方式在会议的协调性比较差，如果需要辅助工作配合，在安排这些工作的上传下达所浪费的时间很多，不利于办公效率的提高。
会议室预定系统是为了解决企业、政府单位等客户的会议室的管理问题，当会议室数量较多的时候，常常出现会议室管理混乱的现象出现，会议室的使用情况无法预知。用户通过会议预定系统可以查询了解会议室的使用情况，并能够预约处于空闲状态的会议室，会议室预约成功后，可以以邮件方式通知参会人员。参会人员到场后可人脸识别签到，签到情况教据返回后台进行统计。
系统功能
1、会议室状态随时查询：
系统可以显示当前会议室的会议内容，也可以显示所有会议室的会议信息。当没有会议召开时可以显示其他内容，如：占用/空闲等；
2、灵活配置，智能化预约：
用户可自定义配置会议室资源及管理人员，可通过平台系统、终端设备多种方式进行会议预约，系统支持常规会议、部门会议、周期会议多种会议方式，适用于多种会议场景；
3、智能签到，自动分析：
实现参会人员可在终端设备人脸识别进行签到，设备自动收集、上传签到记录，后台进行统计，生成汇总报表、明细报表、部门汇总及部门明细报表等报表；
实时监控，适时提醒：系统实时展示会议签到情况，设备终端实时查看签到明细及已到人员信息，系统中可查看未到人员姓名、部门、职位、联系方式等，方便会议管理人员及时与未到人员取得联系；
4、日历会议，实时查询：
实现可以在日历上拖放创建会议，可以创建周循环会议和月循环会议；
5、会议信息，直观呈现：
实现可以查询会议室的预定信息、并以日历的方式直观展示出来；
6、会议汇总：
实现汇总本周或本月内，关于个人用户参加的会议和预定记录；
7、日志管理：
实现对系统操作日志进行管理，查询所选时间段内的操作日志；记录系统服务的操作日志，会议状态、预约状态的操作和变化信息等；
